알아두면 도움되는 프로젝트 문서 업무 용어 정리(RFP, RFI, RFQ)

 

 

 

 

 

알아두면 도움되는 프로젝트 문서 업무 용어 정리
RFP, RFI, RFQ

 

 

 

 

인하우스 프로젝트가 아닌 SI를 포함한 다수의 프로젝트는 사업 진행의 전단계에 발주와 제안을 통한 공급자(수행사) 선정 단계를 거치겠죠. 관련해서 만들어지는 문서를 의미하는 용어들입니다.  

제안 업무를 하는 데 있어서 알아야 하는 용어인 RFP, RFI, RFQ 를 적어봅니다.

자료 요청서 /  RFI (Request For Information)

자료 요청서(RFI, Request for Information)는 발주사(클라이언트)가 제안요청서(RFP)를 작성하기 전에 사업(프로젝트) 계획 및 사업(프로젝트) 수행에 필요한 정보를 수집하기 위해 복수의 공급사(수행사)에 요청하는 정보 요청서를 말합니다.

 

흔히 사전 정보 요청이라고도 하는데요. RFP 작성 전에 동향이나 정보를 취합하기 위한 자료로 쓰입니다. 

RFI에는 프로젝트를 추진할 때 필요한 기술이나 흐름 등을 기재하는데요. 

공급사(수행사)의 진행이나 제공가능 여부를 판단하여 1차 공급업체를 가려내는 역할을 합니다.

 

기존에는 RFI를 생략하는 경우도 많았으나, 최근에는 트렌드가 빠르게 변화하기 때문에 특히 트렌드에 민감한 시장이라면  이를 반영하기 위해 필수적으로 받기도합니다.
이 문서는 공식적인 방법으로 소개하기에 제안받은 기업, 즉 수행사는 기업정보, 보유기능, 성능, 향후 기술적 추이, 제품정보, 서비스 소개, 시장 동향, 주요 경쟁사 ,기존 작업 내역 및 예시 등을 포함하여 RFI 답변서를 전달하게 됩니다.

 

제안 요청서 / RFP(Request for Proposal)

발주사(클라이언트사)에서 공급사(수행사)에 프로젝트의 전반의 내용을 상세히 작성해 전달하는 문서를 말합니다.

RFP의 내용만 보고 업무에 대한 성격과 목적을 이해할 수 있도록 하는게 목적으로 일목요연하게 작성해야합니다. 

 

예를 들어 정부 사업의 경우에는 기본적으로 나라장터를 많이 이용하는데, 공고문과 제안요청서 등을 확인하며 사업을 수행할 수 있는지 없는지를 판단할 수 있게됩니다. 

개별기업의 경우에는 RFP는 프로젝트를 담당할 최종 업체 선정 전 1차 선별업체에게 보내는 요구사항 문서라고 볼 수 있습니다.

 

즉, RFP는 발주자가 특정 사업(프로젝트)의 수행에 필요한 요구사항을 체계적으로 정리하여 제시함으로써 제안자(공급사)가 제안서를 작성하는데 도움을 주기 위한 문서입니다. 

제안요청서에는 해당 사업(프로젝트)의 제목, 목적 및 목표, 내용, 기대성과, 수행기간, 금액, 참가자격, 제출서류 목록, 요구사항, 제안서 목차, 평가 기준 등의 내용이 포함되기 때문에 매우 중요한 문서라고 할 수 있습니다.

 

RFP를 확인한 후 공급사(수행사)는 양식에 맞춘 제안서를 작성하게 됩니다.

 

견적 요청서 / RFQ(Request for Quotation)

제안 견적 요청서는 제안사(수행사,공급사)가 발주사(클라이언트사)에 공급가능한 물품 및 내용을 미리 알려주기 위함의 목적을 가진 견적서를 말합니다.

아무리 훌륭한 기능이나 서비스라고 하더라도 예산이 맞지 않는 경우 진행이 어렵기 때문에 보통 RFP진행 시  RFQ를 같이 요구하는 경우가 많습니다. RFQ를 RFP와 함께 검토하여 최종 공급업체를 선택하는데에 중요한 역할을 합니다. 

 

발주사(클라이언트사)는 전반적인 제반 비용을 확인할 수 있는 문서이기도 합니다.

RFQ는 보통 입찰 참여 조건을 가진 업체만 작성을 하게 됩니다.

견적이 나와있는 문서인만큼 제공할 기술이나 제품에 대한 상세한 정보와 스펙을 포함하여 작성하도록 합니다.

 

RFP에 기재한 인력, 기한 등과 RFQ에 기대한 기술과 제품으로 해당 프로젝트 수행 적합성을 판단하기 때문에 확실히 점검하는 것이 좋습니다.